Gelen e-Faturadan Satınalma Faturası Oluşturma

Aktarım nereden başlar?

İşlem e-Dönüşüm bölümünün Faturalar altındaki Gelen E-Faturalar listesinden yürütülür. Listeden ilgili faturayı açıp detay sayfasına geçtiğinizde, faturanın durumu belirleyicidir: yalnızca kabul edilmiş faturalarda satınalma faturasına aktarım seçeneği görünür hale gelir. Kabul edilmemiş bir faturada bu seçeneği aramanız gerekmez. Aktarımı başlattığınızda sistem faturanın elektronik içeriğini okuyarak başlık ve satır bilgilerini kendisi çıkarır; tutarları, kalemleri veya tarihleri elle yeniden yazmanıza gerek kalmaz.

Tedarikçi eşleştirme

Sistem, faturayı kesen firmayı vergi kimlik numarası üzerinden cari kartları arasında arar ve bulursa satınalma faturasını doğrudan o tedarikçiye bağlar. Kayıtlarınızda aynı vergi numarasına sahip bir cari yoksa aktarım yarıda kalmaz; ekranda hızlı cari ekleme penceresi önerilir ve tedarikçiyi orada oluşturarak işleme devam edebilirsiniz. Bu sayede ilk kez çalıştığınız bir tedarikçinin faturası da ayrı bir ekrana gitmeden, akışın içinde kart açılarak sisteme alınır.

Satır ve stok eşleştirme

Aktarım satır bazında çalışır. Faturadaki her kalemin ürün kodu, stok kartlarınızla karşılaştırılır; eşleşme bulunan satırlar ilgili stok kartına bağlanır. Kod karşılığı bulunamayan satırlar ise kaybolmaz, stoksuz kalem olarak yani hizmet satırı gibi kaydedilir. Böylece nakliye, montaj veya sistemde karşılığı olmayan kalemler de faturada yer alır ve fatura toplamı orijinaliyle uyumlu kalır. Stok kartlarınızdaki kodları tedarikçinin kullandığı kodlarla uyumlu tutmak, eşleşme oranını doğrudan yükseltir.

Otomatik oluşan kayıtlar

Aktarım tamamlandığı anda iki kayıt kendiliğinden oluşur: tedarikçi cari hesabına alacak yönünde bir hareket yazılır ve şirketinizde varsayılan bir şube ile depo tanımlıysa fatura kalemleri stok girişi olarak işlenir. Ayrıca bir onaylama ya da muhasebeleştirme adımı bulunmaz; kayıtlar aktarımla birlikte doğar. Varsayılan şube/depo tanımlı değilse stok girişi oluşmayacağı için, düzenli çalışmak isteyen firmaların bu tanımı önceden yapması gerekir.

Mükerrer aktarım ve değiştirilemezlik

Aynı e-fatura ikinci kez aktarılamaz; sistem bir faturadan yalnızca tek bir satınalma faturası oluşturur, böylece cari hesapta ve stokta çift kayıt riski ortadan kalkar. E-faturadan doğan satınalma faturaları salt okunurdur: elle düzenlenemez ve silinemez. Bunun nedeni faturanın orijinal elektronik belgesinin bozulmadan saklanmasıdır. Düzenleme ve silme yalnızca elle girilen satınalma faturaları için mümkündür. Ayrıca satınalma faturaları ekranı Satınalma menüsünde değil, e-Dönüşüm bölümünün Faturalar başlığı altındadır ve e-Dönüşüm modülünün açık olmasını gerektirir.

Adım adım

1. 1e-Dönüşüm bölümünde Faturalar altındaki Gelen E-Faturalar listesini açın.
2. 2Aktarmak istediğiniz faturanın detay sayfasına geçin.
3. 3Fatura kabul durumundaysa görünen satınalma faturasına aktarım seçeneğini kullanın.
4. 4Tedarikçi vergi numarasından eşleşmezse önerilen hızlı cari ekleme penceresinden kartı oluşturun.
5. 5Satırların stok kartlarıyla eşleşmesini kontrol edin; karşılığı olmayanlar stoksuz kalem olarak kaydedilir.
6. 6Aktarım sonunda oluşan tedarikçi cari hareketini ve varsayılan şube/depo tanımlıysa stok girişini kontrol edin.

İpuçları ve dikkat edilecekler

• Satınalma faturaları ekranına Satınalma menüsünden değil, e-Dönüşüm > Faturalar > Satınalma Faturaları yolundan ulaşılır; e-Dönüşüm modülünün de açık olması gerekir.
• E-faturadan aktarılan satınalma faturaları salt okunurdur: orijinal belgenin bozulmaması için düzenlenemez ve silinemez.
• Düzenleme ve silme imkânı yalnızca elle girilen satınalma faturalarında vardır.
• Bir e-fatura ikinci kez aktarılamaz; aynı fatura için ikinci bir satınalma faturası oluşmaz.
• Aktarımda ayrı bir onay veya muhasebeleştirme adımı yoktur; cari hareket ve stok girişi işlem anında oluşur.

İlgili özellikler

• Manuel Satınalma Faturası Girme | Satınalma Programı

  Elektronik ortamdan gelmeyen tedarikçi faturalarını elle girip kaydettiğinizde cari borç ve stok giriş hareketi aynı anda oluşur. Dövizli faturalarda kur, fatura tarihine göre Merkez Bankası verisinden gelir.

• Mal Kabul ve Teslim Alma | Satınalma Programı

  Siparişe bağlanmış talep kalemlerini kısmi ya da tam olarak teslim alın; girilen miktar depoya stok girişi olarak işlenir ve talebin durumu kendiliğinden güncellenir.

• Onaylanan Talepten Satınalma Siparişi Oluşturma

  Onay akışını tamamlamış talepler, şube ve cari bazında gruplanmış kartlar hâlinde listelenir; bir kart üzerinden sipariş numarası üretilir, sipariş formu hazırlanır ve tedarikçiye iletilir.

• Satınalma Programı Ana Ekranları ve Görev Dağılımı

  Talep açmaktan faturaya kadar süreçteki her adımın kendi ekranı var. Bu sayfa, hangi işin hangi ekranda yapıldığını ve ekranların talep sahibi, satınalmacı, onaycı ve tedarikçi arasında nasıl paylaşıldığını gösterir.