Ekrana nereden ulaşılır ve hangi sekmede çalışılır
Tanımlar, Ayarlar sayfasındaki Onay Akışı kartı üzerinden açılır. Ekranda iki ayrı akış tipi sekmesi bulunur: Satınalma Talebi ve B2B Proje. Satınalma süreciyle ilgili tüm kademeler Satınalma Talebi sekmesinde tutulduğu için, talep onaylarını kurgularken bu sekmede kalmanız gerekir. Diğer sekmedeki tanımlar satınalma taleplerini etkilemez. Mevcut adımlar liste halinde görünür; listeden istediğiniz adımı düzenleyebilir veya kaldırabilirsiniz. Yeni bir kademe eklemek istediğinizde form açılır ve bir sonraki boş sıra numarası hazır olarak önerilir.
Sıra numarası ve onaylayıcı seçimi
Sıra numarası, adımın zincirdeki yerini belirler; küçük numaralı adım önce çalışır, ardından bir sonraki devreye girer. Aynı akış tipinde her numara yalnızca bir kez kullanılabilir; daha önce verilmiş bir numarayı girdiğinizde sistem sıra numarasının kullanımda olduğunu bildirerek kaydı engeller. Onaylayıcı için rol ve kullanıcı alanlarından en az birini doldurmanız gerekir. Sadece rol seçerseniz o role sahip herkes onaylayabilir; sadece kullanıcı seçerseniz yetki tek kişide kalır; ikisini birlikte seçerseniz hem o roldeki kullanıcılar hem de belirttiğiniz kişi onay verebilir.
Minimum tutar eşiği nasıl çalışır
Minimum Tutar alanı, bir adımın yalnızca belirttiğiniz tutar ve üzerindeki taleplerde çalışmasını sağlar. Alanı boş bırakırsanız adım her tutar için geçerli olur. Burada kritik nokta şudur: eşik, düşük tutarlı bir talebi otomatik olarak bir sonraki adıma taşımaz. Talep tutarı adımın eşiğinin altında kalıyorsa o adımdaki onaylayıcı yetkisiz sayılır ve talebi onaylayamaz; sürecin ilerlemesi için koşulları sağlayan uygun bir tanımın bulunması gerekir. Bu nedenle kademeleri birbirini tamamlayan, artan tutar eşikleriyle planlamak ve ilk kademeyi düşük tutarları da kapsayacak şekilde kurgulamak gerekir.
Aktiflik, düzenleme ve silme
Yeni oluşturduğunuz adımda Aktif anahtarını açık bırakın. Pasife alınan bir adım sorgulardan bütünüyle çıkarılır; yine de otomatik atlanmadığı için talep o sıraya ulaştığında hiç kimse tarafından onaylanamaz duruma gelebilir. Bu riskten kaçınmak için adımı pasif bırakmak yerine tamamen silmek ya da sıra numaralarını yeniden düzenlemek daha güvenli bir yöntemdir. Kayıtlı bir kademeyi sonradan değiştirmek isterseniz listedeki düzenleme seçeneğini kullanın; kaldırma işlemi ise kalıcıdır ve geri alınamaz.
Örnek kademeli kurulum
İki adımlı tipik bir kurulum şöyledir: birinci sırada Satınalma Sorumlusu rolü tanımlanır ve tutar sınırı konmaz; ikinci sırada yalnızca Genel Müdür kullanıcısı seçilir ve minimum tutar 50.000 ₺ olarak girilir. Bu yapıda 40.000 ₺ tutarındaki bir talep sadece birinci adımdan, yani Satınalma Sorumlusu onayından geçerek tamamlanır. 60.000 ₺ tutarındaki bir talep ise önce Satınalma Sorumlusu'nun, ardından Genel Müdür'ün onayını bekler. İlk kademenin tutar sınırsız olması, düşük tutarlı taleplerin zincirde takılmadan ilerlemesini sağlar.
Adım adım
- 1Ayarlar sayfasını açıp Onay Akışı kartına girin.
- 2Satınalma Talebi sekmesinde kalın; B2B Proje sekmesi bu süreci kapsamaz.
- 3Yeni kaydı başlatın; form bir sonraki boş sıra numarasını önerir.
- 4Sıra numarasını onaylayın veya kademedeki yerine göre değiştirin.
- 5Onaylayacak rolü, onaylayacak kullanıcıyı ya da her ikisini seçin.
- 6Gerekiyorsa minimum tutar eşiğini girin; her tutar için geçerli olsun istiyorsanız boş bırakın.
- 7Aktif anahtarını açık konumda bırakın.
- 8Kaydedin; sıra numarası kullanımdaysa hata mesajı alır ve numarayı değiştirirsiniz.
- 9Sonraki kademeler için aynı adımları artan tutar eşikleriyle tekrarlayın.
- 10Var olan bir kademeyi listeden düzenleyin ya da kalıcı olarak silin.
Ekrandaki alanlar
- Akış Tipi
- Satınalma Talebi veya B2B Proje. Satınalma onayları için Satınalma Talebi seçili olmalıdır.
- Sıra Numarası
- Adımın onay zincirindeki yeri. Küçük numara önce çalışır ve aynı akış tipinde benzersiz olmak zorundadır.
- Onaylayacak Rol
- Seçilirse bu role sahip herhangi bir kullanıcı adımı onaylayabilir.
- Onaylayacak Kullanıcı
- Seçilirse adımı yalnızca o kişi onaylayabilir. Rol ile birlikte seçildiğinde ikisinden biri yeterlidir.
- Minimum Tutar (₺)
- Adımın devreye gireceği alt tutar sınırı. Boş veya sıfır ise tüm tutarlar için geçerli olur.
- Aktif
- Kapatıldığında adım sorgulardan tamamen çıkar; otomatik atlanmadığı için dikkatli kullanılmalıdır.
İpuçları ve dikkat edilecekler
İlgili özellikler
- Talep Onaylama ve Reddetme | Talep Onay Programı
Onay sırası size gelen satınalma talepleri tek listede toplanır; detayda teklifleri ve onay geçmişini görüp açıklamayla onaylayabilir ya da gerekçe girerek reddedebilirsiniz.
- Toplu Onaylama | Talep Onay Programı
Onay Bekleyenler ekranında birden çok talebi işaretleyip tek hamlede onaylayabilir, seçim yaptıkça döviz bazında oluşan toplam tutarı görebilirsiniz. Toplu reddetme bulunmaz; red işlemleri talep talep yapılır.
- Teklif Karşılaştırma ve Onaya Gönderme | Satınalma Programı
Bir talebe gelen tüm teklifler tek tabloda yan yana listelenir; en düşük tutarlı teklif işaretlenir, seçtiğiniz teklifle talep tek adımda onay akışına girer.
- Satınalma Programı Süreç Akışı: Talepten Faturaya
Bir ihtiyacın talep olarak açılmasından tedarikçi teklifine, onay adımlarından siparişe, mal kabulden satınalma faturasına kadar tüm zincir tek akış üzerinde ilerler. Her aşamada talebin durum kodu otomatik güncellendiği için sürecin hangi noktada olduğu herkes tarafından aynı şekilde görülür.
Adım adım anlatım ve ekran ayrıntıları: kullanım kılavuzunda bu bölüm →