Satınalma Süreci Genel Akışı: Talepten Faturaya

Talepten teklife: ilk üç durak

Süreç, Talep menüsünden yeni bir kayıt açılmasıyla başlar; bu aşamada talebin durumu Beklemede'dir ve yalnızca bu durumda düzenleme ile iptal mümkündür. Satınalmacı, Satınalma listesi üzerinden talebi işleme aldığında ve ilk fiyat girişi yapıldığında kayıt önce Satınalmada ara durumuna, en az bir teklif kaydedildiğinde ise Teklif Alındı durumuna geçer. Teklifler elle girilebileceği gibi tedarikçiye gönderilen form bağlantısı üzerinden de toplanabilir. Karşılaştırma ekranında tekliflerden biri seçildiğinde talep Teklif Seçildi durumuna taşınır.

Onay akışı nasıl ilerler

Seçilen teklifle birlikte talep onaya gönderildiğinde durum Onay Bekliyor olur ve kaydın mevcut onay sıra numarası birinci adımı gösterir. Onaylayanlar, tanımlanan sıraya göre birinci kişiden başlayarak zinciri ilerletir; her onay, talebi bir sonraki adıma taşır. Herhangi bir adımda red verilirse talep Reddedildi durumuna geçer, süreç orada kapanır ve talebi açan kişiye bilgilendirme e-postası gider. Zincirdeki son adım da olumlu sonuçlanırsa talep Onaylandı durumuna geçerek sipariş oluşturmaya hazır hale gelir.

Sipariş: ayrı bir başlık kaydı yok

Onaylanan talepler, Satınalma menüsündeki Sipariş Oluştur ekranında gruplanarak siparişe dönüştürülür. Program ayrı bir sipariş başlık tablosu tutmaz; sipariş, aynı talep kayıtlarının ortak bir aktarım numarasıyla işaretlenip bir arada ele alınmasından ibarettir. Sipariş oluşturulduğunda kayıtlara aktarım numarası verilir, sipariş belgesi PDF olarak üretilir ve talepler Tamamlandı durumuna geçer. Üretilen belge tedarikçiye e-posta ile iletilebilir ya da indirilerek paylaşılabilir.

Mal kabul ve fatura kaydı

Tedarikçiden gelen ürünler Mal Kabul ekranından teslim alınır. Gelen miktar sipariş kalemini tamamen karşılamıyorsa kayıt Kısmen Teslim Alındı, tümü karşılanıyorsa Teslim Tamamlandı durumuna geçer; böylece açık kalan bakiye takip edilebilir. Son halka faturadır: gelen elektronik fatura aktarılarak veya fatura elle girilerek satınalma faturası kaydı oluşturulur. Bu kayıtla birlikte tedarikçinin cari hareketi ve ürünlerin stok girişi program tarafından kendiliğinden oluşturulur, ayrıca ikinci bir kayıt açmak gerekmez.

Bir formda birden çok ürün seçilirse

Talep formunda birkaç ürün birden işaretlendiğinde tek bir toplu kayıt değil, her ürün için bağımsız bir talep satırı açılır. Bu satırlar ortak bir paket ve takip numarası altında toplanır, dolayısıyla hepsi birlikte görüntülenebilir ama her biri kendi durumuyla ilerler. Talep detay sayfasındaki kardeş kayıtlar bölümü, aynı pakette yer alan diğer satırları listeler. Bu yapı sayesinde bir ürün onay beklerken diğeri siparişe dönüştürülebilir; süreç ürün bazında ayrı ayrı yönetilir.

Adım adım

1. 1Talep menüsünden yeni kayıt açılır; talep Beklemede durumuyla başlar.
2. 2Satınalmacı talebi listeden işleme alır, ilk fiyat girişiyle kayıt Satınalmada durumuna geçer.
3. 3Teklifler elle girilir ya da tedarikçiye gönderilen form bağlantısıyla toplanır; talep Teklif Alındı olur.
4. 4Karşılaştırma ekranında bir teklif seçilir ve talep Teklif Seçildi durumuna geçer.
5. 5Talep onaya gönderilir; durum Onay Bekliyor olur, onay sırası birinci adımdan başlar.
6. 6Onaylayanlar sırayla karar verir; red halinde talep Reddedildi olur, süreç kapanır ve talep sahibine e-posta gider.
7. 7Tüm adımlar olumlu sonuçlanırsa talep Onaylandı durumuna geçer.
8. 8Satınalma > Sipariş Oluştur ekranında talepler gruplanır; aktarım numarası verilir, PDF üretilir ve durum Tamamlandı olur.
9. 9Sipariş belgesi tedarikçiye e-posta ile gönderilir veya indirilir.
10. 10Mal kabul ile teslim alınır (Kısmen Teslim Alındı / Teslim Tamamlandı), ardından elektronik veya elle girilen faturadan satınalma faturası oluşturulur; cari hareket ve stok girişi kendiliğinden yazılır.

Ekrandaki alanlar

Beklemede

Yeni açılmış, henüz işleme alınmamış talep. Düzenlenebilen ve iptal edilebilen tek durumdur.

Satınalmada

Talebe ilk teklif girişi başladığında otomatik geçilen ara durum.

Teklif Alındı

Talebe en az bir teklif kaydedildiğinde geçilen durum.

Teklif Seçildi

Karşılaştırma ekranında tekliflerden biri seçildiğinde geçilen durum.

Onay Bekliyor

Talep onaya gönderildiğinde geçilir; mevcut onay sıra numarası hangi adımda olunduğunu tutar.

Onaylandı

Onay akışının tüm adımları tamamlandığında geçilir; talep sipariş oluşturmaya hazırdır.

Reddedildi

Onay adımlarından birinde red verilirse geçilir; süreç burada sona erer.

İptal Edildi

Talep sahibi veya yetkili kişi tarafından, yalnızca Beklemede iken iptal edilirse geçilir.

Tamamlandı

Talep bir siparişe dahil edilip aktarım numarası verildiğinde geçilen durum.

Kısmen Teslim Alındı

Sipariş kalemi kısmen teslim alındığında geçilen durum.

Teslim Tamamlandı

Sipariş kalemi tamamen teslim alındığında geçilen durum.

İpuçları ve dikkat edilecekler

• İptal seçeneği yalnızca Beklemede durumundaki taleplerde görünür; talep teklif veya onay sürecine girdiyse kendiniz iptal edemezsiniz.
• Miktar ve açıklama düzenlemesi de yalnızca Beklemede durumunda mümkündür; süreç ilerledikten sonra gerekiyorsa yeni bir talep açmanız gerekir.
• Tek formda birden çok ürün seçtiyseniz tek sipariş değil, ortak takip numarası altında birden fazla bağımsız talep oluşur.
• Red işlemi süreci tamamen bitirir, talep geri dönmez; talep sahibine yalnızca red durumunda e-posta gider, onay halinde bildirim gönderilmez.
• Satınalma faturası ekranı Satınalma menüsünde değil, e-Dönüşüm > Faturalar altındadır ve e-Dönüşüm modülünün açık olmasını gerektirir.

İlgili özellikler

• Satınalma Talebi Oluşturma | Satınalma Programı

  Talepler menüsündeki üç adımlı form, şube/depo seçiminden ürün listesine ve özet kontrolüne kadar tüm talep girişini tek akışta toplar. Kaydedilen her ürün satırı, ortak bir takip numarasıyla bağlı ayrı bir talep kaydına dönüşür.

• Teklif Karşılaştırma ve Onaya Gönderme | Satınalma Programı

  Bir talebe gelen tüm teklifler tek tabloda yan yana listelenir; en düşük tutarlı teklif işaretlenir, seçtiğiniz teklifle talep tek adımda onay akışına girer.

• Onaylanan Talepten Satınalma Siparişi Oluşturma

  Onay akışını tamamlamış talepler, şube ve cari bazında gruplanmış kartlar hâlinde listelenir; bir kart üzerinden sipariş numarası üretilir, sipariş formu hazırlanır ve tedarikçiye iletilir.

• Mal Kabul ve Teslim Alma | Satınalma Programı

  Siparişe bağlanmış talep kalemlerini kısmi ya da tam olarak teslim alın; girilen miktar depoya stok girişi olarak işlenir ve talebin durumu kendiliğinden güncellenir.