Talep Onaylama ve Reddetme: Sıra Sizdeyken Tek Ekran

Listede yalnızca sizin talepleriniz

Onay Bekleyenler ekranı, onay akışında sırası size düşen talepleri gösterir. Bir talebin listenizde görünmesi için o adımın rol veya kullanıcı eşleşmesini sağlaması ve varsa alt tutar şartını karşılaması gerekir. Başka bir kişinin ya da rolün sırasında bekleyen talepler size gösterilmez. Kalabalık listelerde Şube ve Tedarikçi filtreleriyle ya da serbest metin aramasıyla aradığınız kaydı hızlıca daraltabilirsiniz. Böylece "onay bekleyen çok talep var ama listem boş" durumunun nedeni de nettir: sıra henüz sizde değildir.

Üst kartlarda günlük durum

Ekranın üst kısmındaki özet kartlar, elinizdeki iş yükünü tek bakışta verir. Toplam kaç talebin onayınızı beklediğini, bugün kaç talebi onayladığınızı ve kaç talebi reddettiğinizi buradan görürsünüz. Gün içinde ne kadar yol aldığınızı takip etmek, birikmiş talepleri fark etmek ve onay sürelerini kısaltmak için pratik bir göstergedir; ayrı bir rapor ekranına gitmeye gerek kalmaz.

Detayda karar için gereken her şey

Bir talebin üzerine gittiğinizde Detay sayfası açılır. Burada talebin kendi bilgileri, onaya sunulan seçili teklif ve tedarikçilerden gelen tüm tekliflerin karşılaştırması yer alır; fiyat farkını, teslim ve ödeme koşullarını aynı sayfada değerlendirirsiniz. Sağ tarafta ise onay akışının zaman çizelgesi durur: her adımın durumu, adımı onaylayan ya da reddeden kişi, işlem tarihi ve yazılan açıklama görünür. Talebin daha önce kimden geçtiğini merak ettiğinizde kimseye sormanız gerekmez.

Onaylama ve sonraki adım

Onay verirken dilerseniz bir açıklama yazabilirsiniz; bu alan zorunlu değildir ancak kararınızın gerekçesini akış geçmişine bırakmak için kullanışlıdır. Onayladığınız adım akışın son basamağıysa talep Onaylandı durumuna geçer ve siparişe dönüştürülmeye hazır hale gelir. Son adım değilse talep bir sonraki basamağa taşınır ve sıradaki onaylayıcıya anlık bildirim iletilir. Talebin tamamen onaylandığı bilgisi talep sahibine e-posta veya bildirim olarak gönderilmez; talep sahibi durumu Taleplerim ekranından kendisi izler.

Reddetme ve gerekçe zorunluluğu

Reddetme seçtiğinizde sistem sizden red nedenini yazmanızı ister; açıklamayı boş bıraktığınızda uyarı alırsınız ve işlem tamamlanmaz. Reddedilen talep doğrudan Reddedildi durumuna geçer, onay süreci o noktada biter. Talep sahibine "Talebiniz Reddedildi" konulu bir e-posta, yazdığınız red sebebiyle birlikte gönderilir. Reddedilen talep otomatik olarak sahibine geri düşüp yeniden düzenlenmez; ihtiyaç sürüyorsa yeni bir talep açılması gerekir.

Karar öncesi soru sorma

Talepte eksik ya da anlaşılmayan bir nokta varsa onaylamadan önce talebi açan kişiye soru yöneltebilirsiniz. Soru Sor seçeneği hem onay listesinde hem de talebin detay sayfasında bulunur, böylece karar vermeden önce eksik bilgiyi tamamlar; gereksiz red işlemlerinin önüne geçersiniz. Talep sahibi gelen soruyu talep detayında değil, kendisine ayrılmış Sorularım ekranında yanıtlar.

Adım adım

1. 1Onay Bekleyenler ekranını açın; sırası size gelen talepleri görün.
2. 2Şube, Tedarikçi veya serbest metin araması ile listeyi daraltın.
3. 3Üstteki kartlardan bekleyen talep sayısını ve bugünkü işlem sayınızı kontrol edin.
4. 4İncelemek istediğiniz talebin Detay sayfasına geçin.
5. 5Talep bilgilerini, seçilen teklifi ve varsa tüm teklif karşılaştırmasını değerlendirin.
6. 6Sağdaki onay zaman çizelgesinden önceki adımları, kişileri ve açıklamaları inceleyin.
7. 7Belirsizlik varsa Soru Sor ile talep sahibine sorunuzu iletin ve yanıtı bekleyin.
8. 8Onaylayacaksanız isteğe bağlı açıklamayı yazıp onay verin; son adımsa talep Onaylandı olur, değilse sıradaki onaylayıcıya bildirim gider.
9. 9Reddedecekseniz red nedenini yazın; açıklama boş bırakılamaz.
10. 10Red sonrası talebin Reddedildi durumuna geçtiğini ve sahibine gerekçeli e-posta gittiğini doğrulayın.

Ekrandaki alanlar

Açıklama (onay)

Onay verirken isteğe bağlı yazılan not; onay akışı zaman çizelgesinde görünür.

Red Nedeni Açıklaması

Reddetme işleminde zorunludur; boş bırakılırsa uyarı alırsınız ve talep sahibine giden e-postada yer alır.

Şube filtresi

Onay bekleyen talepleri şubeye göre daraltır.

Tedarikçi filtresi

Listeyi teklif veren tedarikçiye göre süzer.

Arama

Serbest metinle listede hızlı arama yapmanızı sağlar.

Onaylayacak Rol

Adıma tanımlıysa, o role sahip herhangi bir kullanıcı talebi onaylayabilir.

Onaylayacak Kullanıcı

Adıma tanımlıysa, yalnızca belirtilen kişi o adımı onaylayabilir.

Minimum Tutar

Adımın devreye gireceği alt tutar sınırı; talep bu şartı sağlamıyorsa listenizde çıkmaz.

İpuçları ve dikkat edilecekler

• Onay Bekleyenler listeniz boşsa talepler başkasının sırasındadır: ekranda yalnızca rolünüz/kullanıcınız eşleşen ve varsa minimum tutar şartını sağlayan talepler listelenir; şube-depo yetkiniz dışındakiler de görünmez.
• Minimum Tutar şartı talebi bir sonraki adıma atlatmaz; eşiğin altında kalan talep o adımda kimse tarafından onaylanamaz duruma gelebilir, bu yüzden düşük tutarları da kapsayan bir ilk kademe kurgulayın.
• Onay akışındaki bir adımı pasife almak yerine silin; pasif adım otomatik atlanmaz, talep o sıraya geldiğinde işlemsiz kalabilir.
• Reddedilen talep geri dönmez; süreç biter ve talep sahibine yalnızca red durumunda e-posta gider, onaylandığında bildirim gönderilmez.
• Toplu reddetme yoktur: onay ekranında yalnızca toplu onaylama bulunur, red işlemleri tek tek yapılır.
• Talep sahibine sorduğunuz soru talep detayında değil, Sorularım ekranında yanıtlanır.

İlgili özellikler

• Toplu Onaylama | Talep Onay Programı

  Onay Bekleyenler ekranında birden çok talebi işaretleyip tek hamlede onaylayabilir, seçim yaptıkça döviz bazında oluşan toplam tutarı görebilirsiniz. Toplu reddetme bulunmaz; red işlemleri talep talep yapılır.

• Onay Akışı Tanımlama | Talep Onay Programı

  Ayarlar bölümündeki Onay Akışı ekranı, satınalma taleplerinin hangi sırayla ve hangi tutar eşiğinde kim tarafından onaylanacağını belirler. Rol, kullanıcı ve tutar kademeleriyle şirketinize uygun bir imza zinciri kurarsınız.

• Teklif Karşılaştırma ve Onaya Gönderme | Satınalma Programı

  Bir talebe gelen tüm teklifler tek tabloda yan yana listelenir; en düşük tutarlı teklif işaretlenir, seçtiğiniz teklifle talep tek adımda onay akışına girer.

• Talep Üzerinde Soru Sor ve Cevapla | Talep Onay Programı

  Onay yetkilisi, karar vermeden önce talebi açan kişiye doğrudan soru sorar; talep sahibi cevabını kendi soru ekranından yazar. Tüm yazışma talep kaydına bağlı kalır, ayrı bir e-posta trafiği gerekmez.