Talep Üzerinde Soru Sorma ve Cevaplama

Soruyu kim, nereden sorar

Soru sorma yetkisi onay sırasında olan kullanıcıya aittir. Onay Bekleyenler ekranında ilgili talep satırından soru penceresi açılır; pencerede talebin özeti görünür, böylece onaylayan kişi neyi sorduğunu ekranda kaybetmeden yazar. Soru metni en az beş karakter olmalıdır; bu kural, boş ya da anlamsız gönderimlerin önüne geçer. Gönderilen soru, sistem tarafından o talebi açan kullanıcıya otomatik olarak atanır; kime iletileceğini ayrıca seçmek gerekmez.

Talep sahibi cevabını nerede yazar

Cevaplar talep detay sayfasından değil, kullanıcının kendi Sorularım ekranından verilir. Henüz cevaplanmamış sorular bu ekranda kırmızı kenarlıklı kartlar halinde ayrışır, böylece bekleyen iş ilk bakışta belli olur. Her kartın altındaki cevap kutusuna açıklama yazılır ve cevap gönderilir. Bir soruyu yalnızca o sorunun atandığı kişi cevaplayabilir; başka bir kullanıcı aynı soruya yanıt veremez. Bu sayede sorumluluk net kalır, cevabın kimden geldiği tartışma konusu olmaz.

Onaylayan tarafın takip ekranı

Onay yetkilisi sorduğu soruların tamamını ve hangilerinin yanıtlandığını Talep Soruları ekranından izler. Cevap gelmiş ancak henüz görülmemiş kayıtlar sarı kenarlıkla ve Yeni Cevap işaretiyle öne çıkar. Okunan cevaplar, okundu işareti verilerek listeden düşürülür ve ekran yalnızca gerçekten ilgilenilmesi gereken kayıtları gösterir. Henüz cevaplanmamış bir soru silinebilir; bu yetki de yalnızca soruyu soran kişidedir, başka kimse kaydı kaldıramaz.

Bildirim e-posta yerine sayaç rozetiyle

Soru ve cevaplar için e-posta gönderilmez. Bunun yerine üst menüdeki bağlantıların yanında renkli sayı rozetleri belirir. Talep sahibi için Sorularım bağlantısında cevap bekleyen soru adedi, onay yetkilisi için Talep Soruları bağlantısında yeni gelen cevap adedi görünür. Kırmızı rozet cevaplanmayı bekleyen, sarı rozet okunmayı bekleyen kaydı işaret eder. Kullanıcı sisteme girdiğinde bekleyen işi menüden fark eder; posta kutusu taramak gerekmez.

Adım adım

1. 1Onay Bekleyenler ekranında ilgili talep satırındaki soru sorma seçeneğini açın.
2. 2Açılan pencerede talep özetini kontrol edip en az beş karakterlik soru metnini yazın ve gönderin.
3. 3Soru, talebi oluşturan kullanıcıya otomatik atanır; ayrıca alıcı seçmeniz gerekmez.
4. 4Talep sahibi Sorularım ekranında kırmızı kenarlıklı kartlarda bekleyen soruları görür.
5. 5Talep sahibi cevap kutusuna yanıtını yazıp cevabı gönderir.
6. 6Onay yetkilisi Talep Soruları ekranından soruları ve cevap durumlarını izler.
7. 7Sarı kenarlıkla işaretlenen yeni cevapları okuyup okundu olarak işaretleyin.
8. 8Gerekirse henüz cevaplanmamış bir soruyu, yalnızca soran kişi olarak silin.

İpuçları ve dikkat edilecekler

• Size sorulan soruyu talep detay sayfasında aramayın; cevap yalnızca Sorularım ekranından verilir.
• Soru metni en az beş karakter olmalıdır, daha kısa gönderim kabul edilmez.
• Bir soruya yalnızca sorunun atandığı kişi cevap yazabilir.
• Cevaplanmamış bir soruyu yalnızca soruyu soran kullanıcı silebilir; cevaplanmış kayıtlar silinmez.
• Soru ve cevaplar için e-posta çıkmaz; takip, menüdeki kırmızı ve sarı sayı rozetleriyle yapılır.
• Talep sahibi kendisi soru açamaz; akış yalnızca onay yetkilisinden talep sahibine doğru işler.

İlgili özellikler

• Talep Onaylama ve Reddetme | Talep Onay Programı

  Onay sırası size gelen satınalma talepleri tek listede toplanır; detayda teklifleri ve onay geçmişini görüp açıklamayla onaylayabilir ya da gerekçe girerek reddedebilirsiniz.

• Talep Detayı ve Düzenleme | Satınalma Programı

  Talep Detay ekranı; ürün, teslimat, aynı pakete ait diğer satırlar, onay geçmişi ve ekli dosyaları tek sayfada toplar. Talep henüz Beklemede durumundayken miktar ve açıklama yetkili kullanıcılarca güncellenebilir.

• Talep Listesi Takibi | Satınalma Programı

  Taleplerim ekranı, açtığınız tüm satınalma taleplerini durumuna göre tek bakışta gösterir; şube ve tarih aralığına göre süzer, listeyi dosyaya aktarır, henüz işleme alınmamış talepleri gerekçesiyle iptal edebilirsiniz.

• Satınalma Programı Ana Ekranları ve Görev Dağılımı

  Talep açmaktan faturaya kadar süreçteki her adımın kendi ekranı var. Bu sayfa, hangi işin hangi ekranda yapıldığını ve ekranların talep sahibi, satınalmacı, onaycı ve tedarikçi arasında nasıl paylaşıldığını gösterir.