Tedarikçi Teklif Formu | Tedarikçi Teklif Toplama

Satınalma Programı — 6. Tedarikçi Teklif Formu — Tedarikçinin Doldurduğu Public Link ekranı — 6. Tedarikçi Teklif Formu — Tedarikçinin Doldurduğu Public Link

Şifresiz erişim ve tedarikçinin gördüğü ekran

Tedarikçi tarafında kullanıcı adı, parola ya da kayıt adımı yoktur. Mail içindeki "Teklif Formunu Aç" bağlantısına tıklaması yeterlidir; cari kartında e-posta yoksa satınalmacının WhatsApp veya telefonla ilettiği adresi tarayıcıya yapıştırarak da girebilir. Açılan sayfada şirket adınız ve logonuz, "Sayın [firma adı]" şeklinde kişiye özel hitap, linki gönderirken yazdığınız mesaj, bağlantının son geçerlilik tarihine dair uyarı ve fiyatlandırılması istenen kalemlerin listesi yer alır. Ürün, miktar ve birim bilgileri değiştirilemez biçimde görüntülenir; tedarikçi bunlara dokunamaz, yalnızca kendi ticari koşullarını girer.

Satır bazında girilen ticari koşullar

Her ürün satırı için fiyat girişi zorunludur. Fiyatı boş bırakılan satır uyarı vermeden atlanır ve o kalem için teklif oluşmaz; bu nedenle tedarikçinin veremediği kalemleri boş bırakması, tekliften çıkarmak anlamına gelir. Fiyatın yanında döviz cinsi, ödeme şekli (peşin, havale-EFT, kredi kartı, çek, açık hesap), vade, nakliye sorumluluğu (satıcıya ait, alıcıya ait, kargo) ve taahhüt edilen teslim tarihi belirtilir. Vade serbest metindir; peşin, 30 gün, 60 gün, 90 gün önerileri ekranda hazır sunulur. Böylece karşılaştırma ekranına yalnız fiyat değil, tüm ticari şartlar birlikte ulaşır.

Çok kalemli tekliflerde hızlı doldurma

Listede çok sayıda ürün varsa tedarikçinin aynı bilgiyi tekrar tekrar yazması gerekmez. İlk satırdaki döviz, ödeme şekli, vade, nakliye ve teslim tarihi değerleri, "İlk satırı tümüne uygula" seçeneğiyle tek hamlede alttaki bütün satırlara taşınır. Fiyat bu kopyalamanın dışındadır; her kalemin tutarı kendine özgü olduğu için satır satır girilmeye devam eder. Uzun listelerde form doldurma süresi kısalır, tedarikçinin yarıda bırakma ihtimali azalır.

Tek seferlik gönderim ve kapanış

Gönder denildiğinde "Teklifiniz yalnızca bir kez gönderilebilir. Göndermek istediğinize emin misiniz?" sorusu çıkar; onay verildiğinde teklif kaydedilir. Düğmeye arka arkaya basılsa bile ikinci bir kayıt oluşmaz. Ardından "Teklifiniz alınmıştır, teşekkür ederiz." mesajını taşıyan kapanış ekranı görünür ve bağlantı kullanılamaz hale gelir; aynı adres yeniden açılırsa teklifin daha önce alındığı bilgisi verilir. Geçerlilik tarihi dolmuş bağlantılarda benzer bir uyarı sayfası, tanınmayan bir bağlantı adresinde ise ayrı bir geçersiz bağlantı sayfası gösterilir.

Satınalma tarafında takip ve bildirim

Gelen teklif, o talebe ait diğer tekliflerin yanına eklenir ve karşılaştırmaya hazır olur. Sistem, bağlantıyı gönderen kullanıcıya otomatik bilgilendirme maili yollar; ayrıca Ayarlar bölümündeki mail bildirimleri ekranında "Tedarikçi link üzerinden teklif gönderdiğinde" olayına eklediğiniz adreslere de haber gider. Bu olay yalnızca satınalma modülü bulunan şirketlerde listelenir. Mail beklemeden de takip edebilirsiniz: gönderilen linkler ekranındaki "Tamamlandı" rozeti ya da talebin "Teklif Alındı" durumuna geçmesi teklifin ulaştığını gösterir. Form sayfalarının altında logonuzu ve uygulama adını taşıyan silik bir imza alanı bulunur; bu bilgiler Ayarlar'da tanımlıysa oradan alınır.

Adım adım

1Tedarikçi, mailindeki teklif formu bağlantısına tıklar veya kendisine iletilen adresi tarayıcıda açar.
2Şirket bilgilerini, kendisine yazılan mesajı, son geçerlilik uyarısını ve fiyat verilecek kalem listesini inceler.
3Her satır için fiyatı girer; döviz, ödeme şekli, vade, nakliye ve teslim tarihini belirtir.
4Çok kalemli listelerde ilk satırdaki koşulları tek tıkla tüm satırlara uygular; fiyatları ayrı ayrı yazar.
5Formu gönderir ve tek seferlik gönderim uyarısını onaylar.
6Teklifin alındığını bildiren kapanış ekranını görür; bağlantı kapanır.
7Satınalma tarafı bilgilendirme mailinden, "Tamamlandı" rozetinden veya talebin Teklif Alındı durumundan sonucu izler.

Ekrandaki alanlar

Ürün / Miktar / Birim: Satınalmacının seçtiği talep kalemleri; salt okunur gösterilir, tedarikçi değiştiremez.
Fiyat: Zorunlu alan. Boş veya sıfır bırakılan satır kaydedilmez, o kalem için teklif oluşmaz.
Döviz: Aktif döviz listesinden seçilir.
Ödeme Şekli: Peşin, Havale-EFT, Kredi Kartı, Çek veya Açık Hesap seçenekleri.
Vade: Serbest metin; peşin, 30, 60 veya 90 gün önerileriyle birlikte sunulur.
Nakliye: Satıcıya ait, alıcıya ait ya da kargo seçeneklerinden biri.
Teslim Tarihi: Tedarikçinin taahhüt ettiği teslim tarihi.
Son Geçerlilik Tarihi: Bu tarihten sonra bağlantı süresi dolmuş sayılır ve form doldurulamaz.
Mesaj: Bağlantıyı gönderirken yazılan, tedarikçiye formun üst kısmında gösterilen serbest metin.
Durum: Gönderilen linkler ekranında izlenir: Gönderildi, Açıldı, Tamamlandı veya Süresi Doldu.

İpuçları ve dikkat edilecekler

Bağlantı yalnızca bir kez kullanılır; gönderimden sonra kilitlenir ve tekrar açılırsa teklifin daha önce alındığı mesajı çıkar.
Hatalı girilen bir teklifi düzeltmenin yolu, tedarikçiye yeni bir bağlantı göndermektir.
Fiyatı boş bırakılan satırlar sessizce atlanır; tedarikçiye tüm kalemlere fiyat yazmasını hatırlatın.
Cari kartında e-posta tanımlı değilse veya mail ayarı yoksa bağlantı mail ile iletilemez; gönderilen linkler ekranından kopyalayıp elden paylaşmanız gerekir.
"Tedarikçi link üzerinden teklif gönderdiğinde" bildirim olayı yalnızca satınalma modülü olan şirketlerde görünür.

İlgili özellikler

Adım adım anlatım ve ekran ayrıntıları: kullanım kılavuzunda bu bölüm →

Tedarikçi Teklif Formu — Girişsiz Bağlantıyla Fiyat Toplama